2011年の情報管理戦略-Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)

さて、連載「2011年の情報管理戦略」の第3回はタスク管理についてです。内容自体は2009年に書いた「2010年の手帳/メモ/ノート(3)- ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う(7habits+GTD)」がベースなので、こちらも参考までに。

シリーズ「2011年の情報管理戦略」

Chap1.全体像と情報の流れ(ほぼ日カズンwithクラウド)
Chap2.スケジュール管理(フランクリン的ほぼ日 with Googleカレンダー)
Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)←イマココ
Chap4.メモ&ノート(Rhodia/ATOK Pad→Evernote)
Chap5.ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う
Chap6.Evernoteで管理するメモと参考情報について
Chap7.ライフログをiPhoneとEvernoteにひたすら残す
Chap8.手帳による目標管理とiPhoneによる習慣化
Chap9.手帳を用いた計画/遂行/振り返りのサイクル
Chap10.レビューのタイミングと内容について

■基本はGTDの考え方に準じ、7habitsの流れに則る

僕のタスク管理は基本的にGTDのルールに則りつつ、7つの習慣の目標から行動への落とし込むスタイルをとっています・・・と書くと何か小難しく見えるかも知れませんね。まずはざっくり手順を見てみましょう。

  • 週の頭に行動目標を決め、タスクの収集を行う。
  • 振ってきたタスク、洗い出したタスクは全てToodledoに放り込む
  • 1日の始まりにその日やるタスクをデイリータスクリストに書き出す
  • 今やっている作業のメモをDoingリストとして残す
  • 1日の終わりにその日のタスクを棚卸しする
  • 週の終わりにタスクを棚卸しする(週次レビュー)
スライド1

登場人物は以下の通り

マスタータスクリスト:Toodledo
Toodledo : Your To-Do List

デイリータスクリスト+doingリスト:ほぼ日カズンのデイリーリフィル

外で見るタスク管理ツール:Pocket Informant

Pocket Informant (Calendar & Tasks) 1.64App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1.3 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: ¥600
更新: 2011/01/05

■タスクはどこからやってくる?

タスク管理の方法論に入る前に、まずはタスクがどこからやってくるかを考えてみましょう。僕の場合はタスク(受け取ったときはタスクかスケジュールか情報かはわからない)は大きく分けて以下の経路でやってきます。

  1. メール
  2. Twitter(Facebook)
  3. 電話や口頭で(→メモ)
  4. 思いついたこと(→メモ)
  5. 収集(→Moleskine)

1点目〜3点目はイメージしやすいと思いますが、他人からの依頼や誘いによって自分の稼働が押さえられた状態です。4点目は誰かに言われるでもなく、自分で「アレやらなきゃ」と思いついた事柄です。5点目の「収集」というのは、GTD(Getting Things Doneの略)でお馴染みの工程ですが、これも自分発なのですが”思いつき”ではなく”掘り起こし”といった方がしっくりきます。

全てのやるべき事が常に書き出せていればいいのですが、ついつい頭の中だけで留め置いてしまうことがありますので、この「収集」という作業でそういった情報をすくい上げてあげるのです。人の脳は最大でも5つ±2つぐらいのことしか同時に覚えていられないと言われていて、この「頭の中にだけあるやるべき事」は多くの場合忘れられてしまうか、もしくは「忘れないようにしないと」と常にストレスを与える存在になってしまいます。

GTDでは最初に3時間程度の時間を取って「収集」を行い、頭にあることを全て書き出されている状態を目指します。自分のことはよく分かっているつもりでも、「収集」をやっていると「自分でも思いもよらなかった重要な事柄」に出会うことがありますので、日々少しでもいいのでこの「収集」の時間を取ると非常に効果的です。

ちなみに僕はMoleskineにずざーっと書き出しています。箇条書きだったり、プチマインドマップだったり、だらだら文章だったり、その時々筆が走るに任せて書き出しています。

ちなみに収集の正しいやり方は教科書と参考書を見て下さい(笑)

■タスクを各inboxからToodledoに集める

さて、先ほどのタスクがやってくる元として挙げた1〜5についてですが、これらの情報は入ってきた段階ではまだそれがタスクなのか、スケジュールなのか、情報なのかがはっきりしていません。Inboxを洗いながら必要な情報を仕分け、適切なツールに配置していきましょう。(ただ、口頭で受けたタスクなんかはメモの状態で置いておくことは少なくて、速攻で手帳やToodledoに転記しちゃうんですけどね・・)

1.メールやTwitterなどのInboxを洗ってタスクであればToodledoへ転記
2.メモで留め置かれているものを洗ってタスクであればToodledoへ転記
3.時間に余裕があるorもやもやする時はMoleskineで掘り起こしToodledoへ転記

メールなどの様に形ある情報はそのままinboxを洗えばいいのですが、口頭で言われたことや思いついたことなどはメモという形で洗うべきInboxに情報を”手動”で集める必要があり、更にメモという形で捉えきれなかった情報はMoleskineで掘り起こしている・・というイメージです。

■マスタータスクリスト「Toodledo」のルール

タスクは全てマスタータスクリストに配置されます。タスクを書き込むときは基本PCで作業を行います。先ほど上げたメール/メモ/Moleskineなどでタスクに分類された情報をざっと洗ってToodledoへと書き込みます。(出先からタスクを入力したいときはメールでPocket InformantやATOKからメール送信します)

Toodledoに転記するときには「フォルダー」「コンテキスト」「開始日」「締め切り日」「時間」を設定します。まずは一度ざっと書き出してみて、粒度が荒いタスク(複数日にわたるタスクや、時間が3時間を超える物)は砕く作業を行います。

基本的にToodledoに載る時点で、タスクは開始日=締め切り日=実行日という状態になります。実行日と所要時間が分かっていれば、Advanced SearchでDue Dateを任意の日付を指定して絞り込みをかけることで、その日のタスク量をいつでも確認できるようになります。

toodledo

コンテキストは以下の様に「時間」か「場所」となります。確実な遂行が必要なタスクは可能な限り「時間」(a〜g)を付け、それほど急ぎではないタスクは時間があるときにその場所にいたらという意味合いで「場所」を設定します。

a.朝(6:00-9:00)
b.午前(9:00-12:00)
c.午後1(12:00-15:00)
d.午後2(15:00-18:00)
e.夜1(18:00-21:00)
f.夜2(21:00-24:00)
g.Extra(24:00-)
オフィス
外出先
移動中
自宅
買い物時

コンテキストにタスクに取りかかる時間帯を設定しておくことで、「何月何日のどの時間帯がどの程度混み合っているか」といったタスクの時系列的な把握が出来るようになりますので、新しくタスクが振ってきたときや、週の計画/その日の計画を行う際にもより無茶のない計画をくめるようになります。(3時間枠しかないところに、見積もり時間で3時間以上のタスクを詰め込むようなことはしなくなります)

■手帳はデイリータスクリスト+Doingリストとして使用

毎朝その日1日の予定やタスクを手帳のデイリーリフィルの左半分に記載します。また、右上の□が着いているスペースには、週間計画で立てた行動目標を書き込みます。デイリータスクリストは「自分が抱えるタスクが全て書き出されている状態になるためゴールが見えない」Toodledoとは対照的に「今日ここに書かれている全てにチェックが入ればゴール」となるタスクリストです。

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デイリータスクリストはただその日取り組むタスクをただ書き出すだけでなく、そのタスク遂行に必要な見積もり時間と実行時間帯(先ほどのa〜g)も記載しておきます。また、デイリータスクリストに記載したレベルでタスクの粒度が荒いと感じる場合は「Doingリスト」でバラしながら作業を行います。

Doingリストや脱線メモは「Chap5.ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う」で詳しく紹介しますので割愛しますが、基本的にはその時やっている作業のメモを「Doingリスト領域」に残しながら、作業とは関係ない別のことを思いついたりやったりしてしまった時には「脱線メモ領域」にメモを残します

1日の最後に振り返りを行って、その日の行動を思い返しながら必要な情報を追記していきます。後は、空いたスペースに反省やら、日記やらを残します。1日のことを思い出しながら記録に残していくと、若干記憶の定着が良くなるように感じますし、それなりのレベルで1日の行動記録が残しておくと1週間の振り返りが断然楽になります

クローズリストとオープンリストについてはこちらを参照

■最後に

今回は「Toodledo」をオープンリストたるマスタータスクリストとして用い、「ほぼ日カズン」をクローズリストたるデイリータスクリスト+Doingリストにというタスク管理の方法論について取り上げました。去年は無理に月間や週間のタスクを設定しようとしていましたが、途中から「オープンリスト」と「クローズリスト」という2つのリストでタスクの管理と遂行を行うようにしてから、俄然タスク管理がしやすくなりました。

万人に使えるネタではないかもしれませんが、クラウドツールと紙の手帳を連携させる方法論というのはあまり見かけないので、「会社ではクラウドツールが使えない」とか「手帳が好きだから手帳も使っていきたい」という方には参考になるのではないかと思います。

それでは、次回「Chap4.メモ&ノート(Rhodia/ATOK Pad→Evernote)」でお会いしましょう!

【編集後記】


えっと、第2回〜第3回の間が19日空きました・・ご免なさいw忙しかったと言うよりも、「Evernote 情報整理術 」の入稿したり、書影が入ってテンションあがったりで浮き足立っていました(^^;沢山の方から「予約したよー!」とお声かけ頂き、まじで泣きそうでした(笑)
また、方々のBLOGで紹介して頂いたおかげもあって、Amazonランキングも一時1500位台というかなり高いところまで上がっていました・・嬉しいッス(><)ノ本当にありがとうございます!

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  1. Shinya Kita(@beck1240)

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