2011年の情報管理戦略ーChap1.全体像と情報の流れ(ほぼ日カズンwithクラウド)

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僕にとって手帳「ほぼ日カズン」といくつかの 「クラウドサービス」はなくてはならないPIM(Personal Information Management) Toolです。日本語でPIMを上手く訳すことができないのですが、ここでは

  • スケジュール
  • タスク
  • メモ/ノート
  • 参考資料

といった自分にとって必要な情報類を何らかの方法で管理するツールのことを指すとお考え下さい。今回から「2011年の情報管理戦略」シリーズと銘打って、去年一年でベックが行ってきた情報管理の方法論を紹介したいと思います。全10回と長丁場になりますが、何卒お付き合いの程宜しくお願い致します。

■2011年の情報管理戦略シリーズ

今回は1本あたりの分量があまり多くなりすぎないように(6000文字とかになると書く方も読む方も辛いので)以下の通り全10回でお送りしたいと思います。お楽しみに!

Chap1.全体像と情報の流れ(ほぼ日カズンwithクラウド)
Chap2.スケジュール管理(フランクリン的ほぼ日 with Googleカレンダー)
Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)
Chap4.メモ&ノート(Rhodia/ATOK Pad→Evernote)
Chap5.ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う
Chap6.Evernoteで管理するメモと参考情報について
Chap7.ライフログをiPhoneとEvernoteにひたすら残す
Chap8.手帳による目標管理とiPhoneによる習慣化
Chap9.手帳を用いた計画/遂行/振り返りのサイクル
Chap10.レビューのタイミングと内容について

■全体像

基本方針は「ほぼ日カズン」と「クラウド」の連携によるPersonal Information Management Systemを構築し、それを一定のルールで回していくことです。

まず、今回登場するツール類を紹介しておきます。

ほぼ日カズン

スケジュールのマスター、目標管理、Daily Task ListやDoingリストとして利用。フランクリンプランナー的にその他週次計画、日次計画、遂行、振り返りなどを行う。

Moleskine

罫線はユビキタスキャプチャ&GTDで言うところの収集用。どちらかというと頭の中を書き出すときに使うことが多い。メモが振ってきたモノをキャッチする動作だとすると、こちらは自分の中から掘り起こすイメージ。スクエアはアイデアノート。Evernoteなどに一度集められたメモの考えを拡げたりするときに使用する。

RHODIA

手元にiPhoneがないとか、iPhoneが使いにくい状況、絵などを描く必要がある場合に使用。メモをEvernoteに取り込んだ時点で紙のメモ自体は破棄。

Googleカレンダー

Google カレンダー

母艦である手帳から、アラームで通知したい重要スケジュールのみ同期。アラームを鳴らすこと、手帳を開けない出先でも予定を見ることができるようにすることが目的。

Toodledo

Toodledo : Your To-Do List

マスタータスクリスト。基本全てのタスクはここに入っているはず。2011年から佐々木正悟さんの方式を少し取り入れてコンテキストを時間で区切る方式に変更。ルーチンなどもセットしていたり。

Evernote

04.BLOG下書き - 36 個のノート

泣く子も黙る情報管理ツール。基本的にメモやノートの他様々な参考資料がここに集まる。但し、タスク管理はToodledoに任せているので、ここはあくまでメモやノート、参考資料、サムデイリストの管理を行う。

iPhone(ATOK Pad for iPhone)

デジタルメモはATOKを用いてメモ。がーーーっと書く、振る、Evernoteに同期ボタンが基本動作。ちょっとした長文も打てるので、時々BLOGの下書きなんかも書いちゃいます。

ATOK Pad 1.3.0App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 4.0 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: ¥1,200
更新: 2010/12/01

iPhone(Pocket Informant)

スケジュールやタスクを出先でいじりたいときに使用。一本のソフトでスケジュールもタスクも管理出来て便利です。ビューワとちょっとした進捗管理に使っている感じ。

Pocket Informant (Calendar & Tasks) 1.64App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1.3 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: ¥1,500
更新: 2011/01/0..

iPhone(Evernote)

重くて使えないと評されがちなiPhone版Evernote。一度投入したメモをいじりたいときなんかは直接本家アプリを開きます。その他紙を打ち出す代わりにEvernoteに取り込んでおくとなんだかエコな気分ですよ。

Evernote 3.4.1App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.0 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: 無料
更新: 2010/12/24

■情報の流れ

こんなにツールがあったら何を使っていいのか悩むんじゃないか?と思われる方もおられるのではないかと思います。しかし、基本的には情報の入り口はメモであればATOK かRhodiaでキャプチャ、自分の中から掘り起こすときには罫線のMoleskineでの収集、その他電子メールやTwitterなどに限定されるのです。

スライド1

これらの情報を取り漏らさないポイントは次の3つです

  • 必ず書き留めてから「これは何か?」を考える
  • 「何か」判明した時点で即座に然るべき入れ物に入れる
  • すぐに何か分からない場合は取り敢えず「Evernoteへ」

時として人が陥りがちなのが「何か」に出会ったときに、いきなり頭の中だけで「これは何か?」を考えてしまうことです。実はこれ、凄く危険なんですね。この「何か」さんはやってくるときは一気にやってきたり、唐突にやってきたりするので、私たちは一度この「何か」さんに捕まってしまうとそれまでの事をすっかり忘れてしまったり、1つめの「何か」さんに取りかかっている間に2つめがやってきて1つめの「何か」さんそっちのけで2つめに取りかかかってしまうことも大いにあり得るのです。
どんなに簡単なリストでも結構ですので、自分が処理すべき情報に出会ったときには必ず一度はどこかにメモを取るようにしましょう。

次に、その情報が「何か」わかった時点で、その情報を然るべき入れ物に入れましょう。例えば私の場合であれば、スケジュールならGoogleカレンダー、タスクならToodledo、メモならEvernoteといった案配です。その情報が何か分からないときには取り敢えず「Evernote」に入れておくと良いでしょう。その時は無理でも、日次レビューや週次レビューの段階でうまく処理できるかも知れませんしね。

■最後に

ということで、今回から始まりました「2011年の情報管理戦略」まずは登場人物の紹介と情報の流れについてご説明差し上げました。次回は「Chap2.スケジュール管理(ほぼ日母艦→Googleカレンダー)」ということで、ほぼ日withグーグルカレンダーのスケジュール管理術を紹介したいと思います。お楽しみに!

【編集後記】


ということで、久しぶりに大型の連載を始めてみました。いくつか途中で止まっている連載もあるので、しばらくはこの連載を中心に、これまで書き途中だった連載を仕上げていきたいと思います。

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