2011年の情報管理戦略-Chap6.ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う

さて、2011年以内に終わらせることが大変厳しい状況になって参りました連載「2011年の情報管理戦略」ですが、年末年始で集中して書き進めたいと思います!

第6回「ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う」ということで、ほぼ日カズンのデイリーリフィルをデイリータスクリストとDoingリストとして使う方法について紹介したいと思います。

シリーズ「2011年の情報管理戦略」
2011年の情報管理戦略

Chap1.全体像と情報の流れ(ほぼ日カズンwithクラウド)
Chap2.スケジュール管理(フランクリン的ほぼ日 with Googleカレンダー)
Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)
Chap4.タスク遂行(Toodledo→ほぼ日+TaskPortPro)
Chap5.メモ&ノート(SHOTNOTE/ATOKPad/Moleskine→EVERNOTE)
Chap6.ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う←イマココ
Chap7.Dropbox&EVERNOTEにおける参考情報の管理
Chap8.EVERNOTEでアイデアを育てる
Chap9.ライフログをiPhoneとEvernoteにひたすら残す
Chap10.手帳による目標管理とiPhoneによる習慣化
Chap11.手帳を用いた計画/遂行/振り返りのサイクル
Chap12.レビューのタイミングと内容について

■制約がある状況に於ける「まな板」としての手帳

ここまでChap2.スケジュール管理(フランクリン的ほぼ日 with Googleカレンダー)で目標→週間計画→日次計画→遂行→振り返りの大きな流れを紹介し、Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)でToodledoをマスタータスクリスト、手帳がデイリータスクリストとして用いる運用を紹介しました。

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私は会社でクラウドツールを使うことができませんので、朝一番に今日の「予定」と「タスク」をそれぞれクラウドツールから手帳に書き出して、遂行時は予定とタスクを手帳の上で管理しています。

日次計画の順序は以下の通りです

1.今日実行するタスクを手帳の左下に書き出す(Daily Task Listの書きだし)
2.今日の予定を手帳左上に書き出す
3.予定がない時間帯にタスクの実行を書き込む

DailyTaskListを書き出すことで「今日これだけのタスクを実行すれば終わり」というラインが明確になります。また、予定とタスクの双方を同じタイムラインに書きだすことで、その時間帯に自分が何をしていないといけないのかが把握できるようになります。

但しCHAP5.メモ&ノート(SHOTNOTE/ATOK Pad→EVERNOTE)で紹介した通り、タスク一つ一つの見積もり時間、実行順序、実際に掛かった時間などを手帳で柔軟に管理するのは難しいため、こう言った事柄は「TaskPortPro」というiPhoneアプリを併用して管理しています。

クラウド&手帳

■「Doingリスト」と「脱線メモ」

予定とタスクの遂行中には、手帳右側の「Doingリスト」と「脱線メモ」に都度情報を書き込んでいきます。それぞれを簡単に説明すると以下の様になります。

・Doing List:今やっている作業とそのメモを時系列順に書いていく
・脱線メモ:今やっている作業と関係のない事柄をメモする

Doing Listは今やっている作業及びそのメモを残していくリストです。

このリストを作成する効果は今やっている作業が明確になるため意識の発散を防止できるほか、割り込み作業が発生した場合でも割り込み作業完了後に元の作業に復帰しやすくなります

また、脱線メモを用意しておくことで、例えば今やっている作業と関係ない事を思いついたとしても、それを一旦脱線メモに書き加えて「後で考えよう」と元の作業に復帰することで、脱線を最小限に食い止めることができます

この時、一瞬脱線メモに思考がそれたとしても、Doingリストさえ作っておけば作業への復帰は容易になります。

その他、凄く不安なことがあって作業が手に付かない場合であれば、”不安”を置いておくことはせず、脱線メモにその事柄を書き出して不安をはき出してしまい、すっきりした状態で作業に復帰するようにしています。

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上手は私が実際に書き出したほぼ日カズンのデイリーリフィルです。仕事の情報も含まれているのでぼかしを入れていてかなり見づらいとは思いますがご容赦下さい。
予定やタスクを日次計画で書き出した内容から、実際には誤差が発生します。計画はあくまで計画なので、その通りに進まないことなど珍しいことではありません。予定は黒ペンで書き出しておき、実績は赤ペンで書き込む。これによって自分の「時間の使い方」の計画と実績の差分を確認できるようになります。

今取り組んでいる予定やタスクに関するメモや、他の人に口頭やメールで依頼された事などはDoingリストに書き込んでいきます。予定やタスクに関するメモについては、上手の様に予定やタスクとメモの間に線を引っ張って関連性を見えるようにしておきます
この時は少しお金の不安があったので、脱線メモにお金の計算をわーっと書き出して「ほら、大丈夫でしょ。」という安心を確信してから作業に復帰しました。また、会社の同僚から「Appleストアに夜中かから並んでLacky Bag買いに行かないの?」と聞かれたので、脱線メモに「☆Lacky Bagどうする?」とだけ書いて作業に復帰をしています。 

■日次レビューにおける手帳→クラウドの流れ

一日の最後に一日を振り返る「日次レビュー」を行うのですが、この時の作業内容は次の通りです。

・手帳を見返し、記述が足らない箇所を追記
・手帳の空いたスペースにその日一日の所感などを書く
・手帳に書いたメモの内容をクラウドに転記する

日次レビューを行う際に一番気をつけていることは、その日1日を思い起こしながら手帳の内容を確認し、記憶にはあるが手帳には書かれていない内容を追記することです。この思い出しながら手帳に書いていくという作業を行うことで、その日1日の記憶を復習強化することができます

また、手帳には自分が仕事中にやったこと、考えたこと、他の人から言われたことなど様々な情報が書き込まれていますから、これを適宜クラウドツールに書き出していきます。予定であればGoogleカレンダー、タスクであればToodledo、メモであればEvernoteといった具合です。

■最後に

今回は「ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う」ということで、ほぼ日カズンのデイリーリフィルをどの様に使っているかについて紹介致しました。次回は「Dropbox&EVERNOTEにおける参考情報の管理」ということで、集めた情報をどう管理していけばよいかについて取りあげたいと思います。

参考書籍&紹介アプリ

手帳いついての言及は少ないですが、基本的な考え方は拙著の内容に準拠します。

デイリータスクリストの考え方については本書が参考になります。

TaskPortPro 1.0(¥450)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: subakolab inc. – subakolab inc.(サイズ: 3.9 MB)
全てのバージョンの評価: (7件の評価)

 

【編集後記】


既に2011年に終わらせるのは絶望的な状況ではありますが、なんとか正月3が日を目処に連載を終了させられるよう、毎日更新頑張ります(><)

 

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