たすくまのためにToodledoからNozbeに乗り換えた話

ToodledoからNozbeに乗り換えた話

たすくまを使い始めてから、たすくまに如何に効率良くタスクを登録するか・・みたいなことが割と気になっています。

これまで、タスク管理は主にToodledoを使っていました。愛して止まないと言っても過言ではない、長年のパートナーです。

しかしながら、Toodledoからたすくまにタスクを登録する場合、Toodledoのタスクをカレンダー(ical)出力する機能を使ってGoogleカレンダーなりiCloud経由で取り込む形になります。

まぁ、これはこれで大きな不便は無かったのですが、数あるタスク管理ツールの中で「カレンダー連携」がもっと強力なNozbeの方が、もっと便利にタスクのハンドリングができることが判明し、Nozbeへの乗換を決意しました。

今回は、たすくまでのタスク管理をもっと快適にするためにToodledoからNozbeへ乗り換えたお話を紹介したいと思います。

■そもそもToodledoとたすくまをどう使い分けていたか

まずもって、たすくまを使い始めるまでは、Toodledoで「今日やるタスク」を「いつ実行するか」まで管理していました。また、タイムトラッカーとしてTogglをつかっていました。

たすくまを使い始めてからは、Toodledoの役割の一部がたすくまに移管されました。

  • Toodledoは「マスタータスクリスト」
    • タスクがすべて書き出されているリスト
    • タスクはとりあえず全部ここにつっこまれる
    • プロジェクトやコンテキストでタスクを分類して管理
    • タスクの実行はたすくま上で見るので、タスクリストは常時見ない
  • たすくまが「デイリータスクリスト」
    • 今日の予定と今日やるタスクが並んだリスト
    • タスクをいつ実行するか、どれぐらい時間が必要かまで管理
    • 今何をしているか、これから何をしないといけないかはここを見れば一目瞭然
    • タスク実行時の時間、メモ、考えた事、写真などをライフログ的に残す
    • レポートをEvernoteに送付する

■乗り換えようと思った決め手

最初はToodledoとたすくまの組み合わせで問題無く使っていたのですが、使っていく内に以下の様な点が気になり出しました。

  • たすくまを使い出してから、Toodledoで管理していたコンテキストや開始日時/終了日時の管理が必要なくなった
  • コンテキストで管理していた「実行タイミング」やタスク実行の「見積もり時間」がたすくまに引き継がれないため、まじめにToodledo上で管理するモチベーションが下がった
  • たすくまへのタスク流通を考えると、Googleカレンダーと双方向で同期できるNozbeのカレンダー機能が魅力的に見えてきた

最初2点は、要するにたすくまと組み合わせる事で、Toodledoの「事細かな管理機能」が必要無くなったわけです。この時点で、カレンダー出力できるタスク管理ツールなら、概ね何でも良い事になってしまいます。

また、Evernoteとの連携やプロジェクトのテンプレート化など、Nozbeならではの機能も非常に魅力的でした。

上記のことから、決して安い利用料ではありませんが、Nozbeに乗り換えることを決断した次第です。

■Nozbeでやりたいこと

ということで、Nozbeならではの機能であったり、今回たすくまとの併用に当たって見直したこと等々を書き連ねていると・・

  • マスタータスクリストの管理をシンプル化する
  • Nozbeのカレンダー連携機能を活用して、実行タイミング(時間)と見積もり時間をツール間で流通させ、タスクの実行タイミングはカレンダー上でハンドルする
  • NozbeのEVERNOTE連携機能を活用して、EVERNOTEのリマインドからタスク化の流れを作る
  • Nozbeのテンプレート機能でプロジェクトの作業内容をテンプレート化していく(たすくまはタスクのテンプレート化)
  • Nozbeは中長期的(明日以降)のやることを管理。たすくまは今日やることの管理と実行
  • 開始時間を管理したい(ルーチン(出勤時間、子供の送り迎え、帰宅時間など)はNozbe、或いはGoogleカレンダーで管理
  • 実行時間が融通が利くルーチン(日次レビュー、)はたすくま上でのみ管理
  • もう少しプロジェクトの管理をGTDっぽい運用に変えてみる

■Evernote⇔Nozbe⇔Googleカレンダー⇔たすくまの運用フロー

まず、今までの流れがこんな感じ。(たすくま使う前です)

Evernote⇔Nozbe⇔Googleカレンダー⇔たすくまの運用フローbefore

それが、こんな感じに変わります。

Evernote⇔Nozbe⇔Googleカレンダー⇔たすくまの運用フロー

やはり、EvernoteのリマインダをNozbeのタスクとして扱える上、タスクをGoogleカレンダー上でハンドル出来るというのが便利すぎる!!

Evernote⇔Nozbe⇔Googleカレンダーの連携

Googleカレンダーまで行ってくれれば、たすくまへの取り込みは自動(朝の更新タイミング)、或いはカレンダー再読込操作一発で出来てしまいます。Fantastic!!

Evernote⇔Nozbe⇔Googleカレンダー⇔たすくまの連携イメージ

■最後に

ということで、長年親しんだToodledoを離れてNozbeに乗り換えた訳ですが、今の所運用はすこぶる快調です。

私の場合、たすくまがあるのでToodledoがちょっと機能過多な感じなってしまいましたが、やはり細かく管理しようとするとToodledoは素晴らしいツールだと思います。

例えば、見積もり時間が1分単位で設定出来るとか、プロジェクトなどのリスト表示の中でコンテキストで区切りを入れられるとか、タスク1個1個にタグが設定出来るとかとか。

Nozbeは本記事で挙げた機能の他にも、タスクの配下にチェックリストを持てるとか、EvernoteやOnedriveをタスクに添付できたり、プロジェクトにラベルを付与してプロジェクトグループみたいなものが作れるなど、様々な機能があります。

是非、皆さんの要件にマッチしたタスク管理ツールを選択して頂ければと思います。

紹介したツール

Taskuma — TaskChute for iPhone — 記録からはじめるタスク管理
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
販売元: Sayaka Tomi


お知らせ

5月27日(土)に東ラ研vol.17を開催します!テーマは「チームで成果を出すタスク管理術」、講師はばんか(@bamka_t)さんです。チームで一緒に仕事をする際のタスク共有に課題を感じて折られる方は是非ご参加ください!

5月27日 東京ライフハック研究会vol.17 - チームで成果を出すタスク管理術
5月27日13:30〜
東京ライフハック研究会vol.17
チームで成果を出すタスク管理術

6月17日(土)に佐々木正悟さんと共催で横浜のきばトーク01「自分のためのミニ企画(温泉小旅行)」を開催致します。家族旅行や長期休みの企画を立てる際に役立つテクニック等の紹介ができればと思います。

6月17日 横浜のきばトーク01(神奈川県)
6月17日17:00〜
横浜のきばトーク01

「自分のためのミニ企画(温泉小旅行)」


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