タスクを完了へと導く羅針盤「TaskPortPro」は僕のタスク遂行に無くてはならない存在となった

最近TaskPortPro 1.0というアプリを使い出したのですが、このアプリが予想以上に僕の使い方にマッチしていて、タスク遂行時に無くてはならない存在になりました。当然、既にレギュラーアプリ入り(ホーム画面1枚目)しています。

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■TaskChute風タスク管理がいつでもどこでも実行可能に

このBLOGをお読み下さっている方であればご存知かも知れませんが、シゴタノ!の大橋悦夫さんが作成したTaskChuteというタスク遂行のためのExcelベースのツールがあります。TaskChuteはその日(その週)のタスクを見積もり時刻と共に一覧に書き出しておき、開始時刻と終了時刻を記録していくことで、タスク遂行中はその日の仕事の終了時刻が分かる上、最終的にはその日の作業記録として見返すことが出来るなど、多くのメリットが得られるツールなので、僕も仕事場などで使おうと試行錯誤を重ねていました。

ただ、Excelベースのツールですので、会社と家でファイル共有が難しい環境(Dropboxは遮断、メールを使えば受け渡しぐらいは可能だけど・・)では使いづらかったり、PCが手元にないと使えなかったりと、僕の仕事の性格上なかなか活用できずにいました。

今回紹介するTaskPortProはTaskChuteの様にタスクを積み上げて終了時刻を教えてくれたり、作業記録をメール形式でアウトプットできたりと、根幹の部分ではTaskChuteにかなりインスパイアされているツールだと言えます。(なんせ中の人が@fujimotta さんですからね)ただ、時間の記録方法がタイムロガー的だったり、その日1日分のタスク遂行に最適化された作りになっていたりといった差分があるので、完全にTaskChuteを期待すると少し違う印象を受けるかも知れません。

私の場合、タスク管理はToodledoでやっていますので、当日のタスク実行の部分だけを補完してくれれば十分ですし、「今何をやっているのか」を常に明確にしておきたいのでタイムロガー形式の実行画面というのも凄く相性がいいのです。(PCの横にiPhoneを立てて常にTaskPortProを立ち上げておけば、作業中のウインドウの裏に隠れることもないですしね。)そして何より、iPhoneアプリですので家でも会社でも移動中でも使えるというのが最大のメリットですね。

■他のアプリや手帳との使い分け

タイムロガーに使っている「aTimeLogger」との使い分けなどは現在試行錯誤中ではありますが、手帳で運用しているDoingListの不満をこのアプリで埋めることができました。(僕のタスク管理手法はこちらの記事をお読み頂ければと思います→ 2011年の情報管理戦略-Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)

止まってしまっている連載「2011年の情報管理戦略」の次の記事はメモ系のお話を書こうと思っていたのですが少し予定を変更したいと思います。最近Toodledoの使い方がよりGTD的になってきたとか、TaskPortが加わったことで手帳+iPhoneを用いたタスク遂行の仕組みができあがったなどなど、書きたいネタが貯まってきたので、Chap4にもう少し細やかなタスク管理とタスク遂行の方法の話題を挿入したいと思います。

■流れをご紹介

タスク入力

まずはタスクを追加する画面。今のところはテキストでばーーーっと打ち込んでいくか、ルーチンタスクに登録して何度も利用するか、実行履歴から再度タスクに加えるかの3択のみです。個人的には読み込みだけでいいので、ToodledoのNextActionを取り込む機能が追加されると手間が省けて良いのですが・・。

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タスク計画

タスクを追加したらば、次にタスクにどの程度の時間が掛かるかを見積もる「タスク計画」を行います。終了時間が分かるというのはかなりいいですね(^^)

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実行タスク一覧

計画が終わった(見積もり時間が入力された)タスクは実行タスク一覧に載ってくるので、ここで実行順に並べ替えます。

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タスク実行

タスクを選択するとそのタスクの時間を計測する画面に遷移します。START!をクリックすると時間計測が始まります。今やっているタスクと見積もり時間、経過時間以外の情報が一切表示されないため、嫌が応にも「今自分は何をやっているのか」という事実を認識することができます。これはとても重要な事で、割り込みタスクや脱線(調べ物のつもりがついついネットサーフィンなど)が発生しても、TaskPortの実行画面を見れば即座に今やっている(はずの)タスクに復帰することができるのです。

タスク完了時にArrivedのはんこが押されるのですが、そのアニメーションが良い感じに達成感を味あわせてくれます。

一点改善要望を挙げるとすると、START!の押し忘れ時にも対応できるように、タスク実行中でも開始時刻を修正できるようになると嬉しいですね。(aTimeloggerがはこの辺の時間修正系の操作が凄く良く考えられていて好きだったりする)

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割り込みタスク

「割り込みタスクどないすんねん!」というツッコミにも対応可能。タスク遂行中に割り込みタスクを登録することが出来ます。この機能がなかったら僕も使ってなかったかも知れないというぐらい重要な機能。上司の「ちょっと北君さぁ・・」にも即座に対応可能です!

ちなみに割り込みタスク追加後、今やっているタスクを中断して割り込みタスクの計画からやり直すというオペレーションはやや面倒です。割り込みタスク追加のタイミングで見積もり時間の入力まで行えて、ダイアログボックスで「現在のタスクを中断して割り込みタスクを実行しますか?」などと確認した上で割り込みタスクに即座に移行できる機能があると更にいいかもです。(実行中のタスクの手を止める場合と止めない場合の2択があると思うので、今の機能は今の機能で残して貰いたいのですが)

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実行結果

実行結果はいつでも確認可能です。時間修正すると実績線が現在時刻を突き破って未来に行ってしまう、タスクを実行していない期間の実績値は横ばいになるのに計画値は横ばいにならずにそのまま純減していくなど、グラフ描画の計算式はもうちょっと改良の余地はありそうですが、見積もりと実績の差分をここまで視覚的に捉えられるというのはなかなか痛快ですらあります。実行結果は1日分まるっとメール送信できるので、僕の場合はEVERNOTEに送信しています。

ただ、一度メール送信したら過去のタスクの実行結果がみれなくなってしまったり、メール送信を忘れると次の日に当日のタスクと前日のタスクがごちゃ混ぜになって、メール送信後全て前日のタスク扱いになっちゃうところとか、もう少しこの辺の見せ方には工夫の余地がありそうですね。まぁ、過去のタスクは1日ごとにEVERNOTEで確認すればいいですし、メール送信も忘れずこまめにやれよって話なので別段大きな問題でも無いんですけどね。

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EVERNOTEで確認

このEVERNOTEで見ることを意識したような完璧なレイアウト!実績一覧で自分の予実を一発で確認できるところがいい!(ちなみに写真の予実は僕がEVERNOTEに取り込み後、手動で修正したところがああって、一部計算結果が違ってしまっていますが・・^^; 一度メール送信したらアプリ側で時間修正後再送信とかできないのはちと不便ではありますね)

2011/06/11 タスク一覧2011/06/11 タスク一覧

 

■最後に

このツールは当初@fujimotta さんが関係されているツールということで使い始めたのですが、驚く程に僕のタスク管理&タスク遂行の要件にマッチしており、今では手放せないツールになっています。ポイントは次の4点です。

  • 今実行中のタスク、見積もり時間、経過時間だけが画面に表示されることで常に「今何をやっているか」が分かると同時に、タイムプレッシャーを感じることができ、作業への集中度が増す。割り込みや脱線時も本線への復帰がしやすい
  • これ自体はタスク管理アプリではないので、タスク管理アプリのToodledoとバッティングしない
  • iPhoneアプリなのでいつでもどこでも使えるし、PCとは別画面なのでウインドウで隠れることがない
  • 予実のギャップ分析がしやすい。Evernoteへの送信も楽々

誇張表現ではなく、このツールを使っただけで僕のタスク実行力が向上したように感じています。万人に使いやすいツールではないかもしれませんが、私と同じような要件をお持ちの方は試してみる価値のあるアプリではないでしょうか。次は連載「2011年の情報管理戦略」の中で、他のツールとどの様に使い分け・連携をしているかについて紹介したいと思います。

#ちなみに、紹介記事中「要望」を沢山書いていますが、これは駄目というわけではなく、こうなったら嬉しいなと言う「要望」ですので、あしからず。きっと@fujimottaが改善してくれるだろうと期待w

アプリダウンロード

TaskPortPro 1.0App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 4.2 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: ¥230
更新: 2011/06/04
TaskPort 1.01App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 4.2 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: 無料
更新: 2011/06/09

参考リンク

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