フランクリン・プランナーなのか、iPhoneなのか

このblogで良く取り上げるネタに「手帳/メモ/ノートの使い分け」というものがある。
どこに何を記録し、どう管理すればいいのか？常に試行錯誤を繰り返している。

今のスタイルは、スケジュールはGoogleカレンダーで管理、中長期間のタスクはRemember The milkで管理している。手帳たるフランクリンプランナーは中長期の目標管理と日々のタスク管理、そしてタスク遂行の過程で得た情報、考えたことなどを記録するために使用している。常に机の上に開いておいて、兎も角もささっとプランナーに記録する。

例えば、どんな事を書いているかというと

• 誰かに話を持って行く前に話をまとめてトピックを書き出しておいたり、話しているときも内容をメモっておいて、後でもう一度まとめて頭を整理する（思考の整理）
• 何だか気分がもやもやしているときはとりあえず思いつくままに書いてみる。時には自問自答、時には連想ゲーム、時にはマインドマップで（思考の明確化）
• 大きなタスクを細かく分割してみたり、何を、どうやって、どんな順番で進めたらいいか、誰に聞けばわかるか、いつやるから、優先順位はどうか等々（タスクの細分化、計画化）
• 思いついた事柄やアイデアを書いてみる、書いた後にブラッシュアップ（発想の記録）
• その瞬間必要な情報をそこに集めておく（その場に応じた情報の加工）

まとめると、思考や問題を整理したり、発想したりする時は手書きの方がいいというのが個人的な感想。例えるならば、PCは情報を記録するためのハードディスクであり、手帳やノートというのは思考や発想を助けるメモリやアクセラレータなのだ。

例えば、フランクリン・プランナーのデイリーリフィルなら、その日1日のスケジュールやタスクをノートと関連づける事も出来るし、スケジュール欄はそのままタイムトラッキングに使うこともできる。タスク遂行にあたり、このタスク/スケジュール/ノートの関連づけは、非常に強力だ。

また、書くことによって忘れられる効果も大きい。やらなきゃいけない事を全て書き出せば、アレコレ悩まなくてもよくなるし、ふと思いついた事もとりあえずメモっておけば後で「あれなんだっけ」で悩むこともない。また、タスク遂行時の思考の過程が残ることから、仕事中断後の再開スピードがえらくあがる。これはフランクリン・プランナーに限らず、メモ帳でもノートでも会社で支給される手帳でもできることだろう。

但し、手帳は万能ではない。再利用性に乏しいし、検索も出来ない。スケジュールもタスクもいちいち移し替えないといけないし、容量を求めればその分だけサイズと重さが増すことになる。だから僕は以下の様な布陣で臨んでいる

スケジュール
PC→Googleカレンダー
iPhone→カレンダーアプリ（GoogleSync）
中長期タスク
PC→Remember The Milk
iPhone→Milpon（RTM同期）
ノート
PC/iPhone→evernote

勿論GoogleカレンダーとRTMは連携しているので、普段はスケジュールとタスクをバラバラに管理していたとしても、自動的に週間バーチカルで予定とタスク（の締め切り）が俯瞰できるというのは、最高に気持ち良い。また、PCとモバイル間でのデータ連係も楽ちんだし、スケジュールやタスクの共有というのも実に簡単にできる。

evernoteはiPhone上では手帳が開けない状況でのアイデアメモや、写真メモ、音声メモに使用したり、PC上で蓄積した情報の閲覧に用いている。また、PC上では議事録を取ったり、blogの下書きをしたり、読書メモを書いたり、最終的なアウトプットの集約もここで行っている。SCANSNAPをゲットしたら、是非とも手帳のデータもevernoteに放り込みたい。

大事な事は、ITと紙の手帳（ノート）の長所を活かしあうことと、これらを上手く連携させることにあると考えている。勿論、ワークスタイルや好みの問題もあるので、全部PC＆iPhoneでやるとか、全部手帳でやるとかってスタイルも全然ありだと思う。