手帳は使いこなすべきものか?

「手帳使いこなせないんですよね。」というお話を聞くことがあります。
僕もかつては「手帳が使いこなせない」と悩んでいたことが あったので、そういう気持ちを持つこと自体よく分かります。

■手帳は使いこなすべきものか?

私は2008年と2009年にフランクリンプランナー、2010年と2011年はほぼ日カズンを使用しています。サイズは全てA5サイズです。まぁ、普通の人よりは手帳に金を掛けている方だと思います。

あまり手帳を使いこなしているという感覚はありませんが、手帳がないと仕事に支障が出る程度に手帳を使って仕事はしていると思います。あと、右上の方を見て貰えば分かるんですが、それなりに手帳にライフログ的なモノも残しているので、手帳が焼失したりするときっと絶望的な気分に陥ります。

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ただし、手帳にしてもクラウドにしてもスマホにしても、結局はツールでしかないので、これらのツールを上手く使えることそれ自体にあまり意味はないと思います。あくまでやりたいことがあって、それを実現するためにクラウドなり手帳なりを用いるというのが正しい姿なのです。

つまり、問題として取りあげられるべきなのは「手帳を使いこなせない」ことではなくて例えば「スケジュールが上手く管理出来ていない」とか「タスクがちゃんと管理出来ていない」といったニーズが満たせていない状況の方だと思うのです。

■情報管理ツールが手帳である必然性

正直に申し上げれば、情報管理ツールが手帳である必然性は全くないと思っています。

例えば、私の場合は大前提として会社ではクラウドが殆ど使えない状態にあるため、タスクやスケジュールを社内外で見るためには手帳を用いざるを得ないという事情があります。

勿論それ以外にも1週間単位の時間の使い方を見える化したいとか、毎日の予定/タスク/メモを1カ所で管理したい日々の自分の生きた軌跡を残したいといったニーズがあって、それらを高い次元で満たしてくれるのが手帳だったというだけのことです。更に付け加えるなら、私自身が「手帳」というツールが好きだということも手帳を使い続ける理由の一つであると思います。

手帳の詳しい使い方は以前書いた「2011年の情報管理戦略-Chap2.スケジュール管理(フランクリン的ほぼ日 with Googleカレンダー)」に詳しく書いていますので、興味が有る方はご参照ください。今回は先に述べたニーズに対して手帳をどう使っているかを紹介したいと思います。

■1週間の見通しが立つことの効果

これは以前シゴタノ!に「見通しを立てる方法とその効果/ビギナーズ・ハック第45回」という記事を書いているので詳しくはそちらをご参照ください。

簡単に説明しておくと、1週間の時間の使い方を見える化すること、即ち1週間の見通しを立てることで私たちは漠然とした不安から解放され、認知リソースを解放することができます。また、割り込み作業などが入ってきた際にも、自分の作業時間の見通しが立ってさえいれば、タスクの先送りやヘルプの要請、残業の申請などなどの対策を講じることができるようになります。

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私の場合、会社の仕事のデスクワークに割り当て可能時間であったり、プライベートな時間の中での執筆割り当て可能時間などを割り出すためにほぼ日カズンのウィークリーバーチカルのページを使用しています。立て込んできたときほど、この1週間の見通しを立てる効果が高くなっているように感じます。

■予定/タスク/メモを1カ所で扱うメリット

まずは、1カ所に集まっていることで、あちこち参照せずに済んだり、振り返りの際も1カ所というメリットがあります。朝一に予定とタスクを書き込んだ後、業務実行中もこのページをずっと開きっぱなしにして、今やっている作業やそれに関するメモを残しています。こうしておけば、割り込みタスクが発生したり、自分自身で脱線してしまったときにも復帰が容易になります

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■生きた軌跡としての手帳

先ほど上げた予定/タスク/メモも一種のライフログですが、その他にもその日に考えたことを都度書き込んだり、出先で手に入れたフライヤーを貼り付けたり、以下の図の様に写真を貼り付けたりなどして、ほぼ日カズンに自分の生きた軌跡を残していきます。できるだけビジュアルをまじえて残して置いた方が、後から見返したときにスムーズにその当時の記憶を呼び出すことが出来るように感じます。

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■最後にー手帳は全体の一部

少し散文的になってしまったのでまとめておくと、手帳はあくまでツールでしかありませんので、まずは自分の情報管理に関するニーズをしっかり見つめ直して、それをどの様なツールでどう実現していくかをご検討頂ければと思います。

ちなみにですが、シリーズ「2011年の情報管理戦略」でも書いているとおり、実際の私の情報管理はクラウドと手帳を組み合わせて行われています。手帳には手帳の良さがあり、クラウドにはクラウドの良さがあります。双方の良いところが生きるように組み合わせて使っていくことで、より生産性が高められるのではないかと日々試行錯誤しています。試行錯誤の結果は今後もBLOGで発信していきますのでお楽しみに!

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■ほぼ日手帳HACKS!

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最後にちょっと告知ですが、ブロガー仲間の倉下さんとの共著で「ほぼ日手帳HACKS!」という電子書籍を執筆しました。

僕はフランクリン・プランナー的にほぼ日手帳を使う方法であったり、クラウドとほぼ日手帳を組み合わせて使う方法について書いています。どちらかと言えば運用論中心のほぼ日カズンのカッチリした使い方を担当しています。

対して倉下さんはかなり自由なほぼ日手帳の使い方を提唱されていて、各リフィルに書く内容についても微に入り細に入り紹介されていて、将にHACK!という感じのテクニックが満載です。

同じ手帳について書いたにもかかわらず、こんなにも違う物かと正直驚いてしまいましたが、読者から見れば一粒で二度美味しいのではないかと思います。

 

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