2011年の情報管理戦略-Chap2.スケジュール管理(フランクリン的ほぼ日 with Googleカレンダー)

さて、連載「2011年の情報管理戦略」の第2回はスケジュール管理についてです。内容自体は以前に書いた「2010年の手帳/メモ/ノート(2)- ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)」の発展形なので、併せて読んで頂ければと思います。

シリーズ「2011年の情報管理戦略」

2011年の情報管理戦略

Chap1.全体像と情報の流れ(ほぼ日カズンwithクラウド)
Chap2.スケジュール管理(フランクリン的ほぼ日 with Googleカレンダー)←イマココ
Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)
Chap4.タスク遂行(Toodledo→ほぼ日+TaskPortPro)
Chap5.メモ&ノート(SHOTNOTE/ATOKPad/Moleskine→EVERNOTE)
Chap6.ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う
Chap7.Dropbox&EVERNOTEにおける参考情報の管理
Chap8.EVERNOTEでアイデアを育てる
Chap9.ライフログをiPhoneとEvernoteにひたすら残す
Chap10.手帳による目標管理とiPhoneによる習慣化
Chap11.手帳を用いた計画/遂行/振り返りのサイクル
Chap12.レビューのタイミングと内容について

■ほぼ日カズンをフランクリン・プランナースタイルで運用する

名著「7つの習慣」では、週の頭に自らの価値観や目標に即した1週間の計画を立てることが述べられています。重要だが緊急ではない所謂「第2領域」に相当する事柄を先に自分のスケジュールに組み込んでしまおうという考え方です。

私は基本的にこの考え方に即したセルフマネジメントを行いたいと考えているため、PIMに求める要件のひとつとして、当然この「目標や価値観に即した1週間の計画ができること」が入ってきます。それならフランクリン・プランナーを使えばいいじゃないかというご意見もあると思いますし、そのご指摘はごもっともです。

私が「ほぼ日カズン」にこだわる最大のポイントは、ほぼ日カズンには「マンスリー」「ウィークリー」「デイリー」の全てのリフィルが1年分用意されているところです。フランクリン・プランナーでは基本的には「ウィークリー」と「デイリー」のどちらかを選ぶ必要がある上に、バインダー式の手帳では1年分のリフィルを挟み込むことが出来ません。(ウィークリー半年、デイリー3ヶ月が基準)

週間計画は1週間を俯瞰して「第2領域」を先に予定に組み込む作業ですので、「ウィークリーリフィル」の方が圧倒的に使いやすいです。その反面、フランクリン・プランナーの醍醐味ともいえる1日分のスケジュール/タスク/メモの集約を実現するためには「デイリーリフィル」の方が圧倒的に優れています。

ウィークリーとデイリーのリフィルが両方とも1年分備えられており、且つ持ち運びができるぎりぎりのサイズと重さであること、これが私がほぼ日カズンにフランクリン・プランナーの運用スタイルを持ち込んだ最大の理由です。

もしもフランクリン・プランナーで同じ事を実現しようと思うと、膨大な費用(リフィルだけで1万円over)と制限(持ち運びはウィークリー3ヶ月+デイリー1ヶ月など)を受け入れる必要がありますので。

■基本的な流れ

基本的な流れは以下の通りです。

  • 自前の「目標管理リフィル」で目標を管理
  • マンスリーリフィルで予定を管理
  • ウィークリーリフィルで1と2を元にした週次計画を行う
  • デイリーリフィルに週次計画を元にした日次計画を行う

■目標だってほぼ日手帳で管理出来る

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目標の管理の詳細については「Chap8.手帳による目標管理とiPhoneによる習慣化」で説明するので、ここではざっくり説明だけ。ほぼ日カズンには当然のことながらフランクリン・プランナーについているミッション・価値観・目標リフィルなどは存在しないため、それ相当のリフィルを自前で用意する必要があります

ほぼ日シリーズには前年の12月のデイリーリフィルが2日1ページの形で用意されていますが、前年の手帳はきっちり12月までデイリーリフィルが用意されているので、個人的にはこのスペースは不要です。

不要なスペースを余らせるのも勿体ないので、このページに自作の目標管理系のリフィルや、5分あったらやりたいことリストの様なライフハックテンプレートを貼り付けて活用しています

■予定は「ほぼ日カズンのマンスリーリフィル」で管理する

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予定は「ほぼ日カズンのマンスリーリフィル」「Googleカレンダー」で管理しています。僕の場合は、会社の都合上Googleカレンダーに社内からアクセスすることが出来ないため、基本はほぼ日カズンのマンスリーページ側をマスターにして管理し、Googleカレンダーに一部予定を同期させています。

Googleカレンダーに予定を同期させるのは、ほぼ日カズンがA5サイズで重量も700g弱あるために気軽に鞄から出して予定やタスクを確認すると言うことができないため、サテライト的にGoogleカレンダーと同期するiPhoneのスケジュールアプリを使用するためです。

Googleカレンダーに入れる予定は以下の基準です。

  • その予定を外で確認したいか?
  • その予定は他の予定と被ったらまずいか?
  • その予定をリマインダーで知らせたいか?

この基準で予定をGoogleカレンダーにいれておけば大事な用事(特に仕事のアポや人との約束、家族イベント)はたいがいGoogleカレンダーに入っているはずなので、少なくとも気まずいダブルブッキングだけは避けることが出来ます。

また、手帳が手元に無い場合はiPhone(Googleカレンダー)に予定をメモしておきます。この場合は手帳とGoogleカレンダーの同期を行うタイミングで予定が手帳に記載される形となります。

Google カレンダー

ちなみに、使用しているアプリは「Pocket Informant」です。僕がこのアプリを使っている理由は以下の点です。

  • タスクとカレンダーの両方を1つのアプリで管理出来る
  • Googleカレンダー&Toodledoと同期できる
  • マンスリーカレンダーに文字が表示できる
  • Toodledoのサブタスクに対応している
  • カレンダー&タスク双方ともに操作がしやすい

お値段は張りますが、それだけの価値があるいいアプリだと思いますので、興味を持たれた方は是非使ってみて下さいね!

Pocket Informant (Calendar & Tasks) 1.64App
iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1.3 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: ¥1,500
更新: 2011/01/0…”>

Pocket Informant HD (Calendar & Tasks) 1.64App
iPad 互換 iOS 3.2 以降が必要
カテゴリ: 仕事効率化 価格: ¥1,700
更新: 2011/01/05

■週間計画を「ほぼ日カズンのウィークリー」で行う

DSCF8386

7つの習慣では「第2領域と呼ばれる”重要なのに緊急でないためにおざなりにされがちな事柄の実行”を週の目標に掲げ、それを実行するための計画(スケジューリング)をすべし」ということが述べられています。基本的な流れは以下の通りです

目標立案フェーズ

①役割毎の行動目標を立てる
②週全体で実現したい具体的な目標を立てる

計画立案フェーズ

1.既に決まっている予定を書く
2.①と②で立てた目標を計画に落とし込む
3.その週にやることを空いているスペースにマッピング

僕はウィークリーリフィルでタスク管理までは行わないため、この週次計画というのは具体的にタスクをマッピングせず”この時間はブログを書く時間”とか”この時間はオフィスでデスクワークする時間”といった時間の予約をするイメージです。

ちなみに①の週次目標というのは

自分のミッション・ステートメントや長期的な目標に貢献する物(「7つの習慣」P234)

であり、つまりは「目標管理リフィル」で立てられた目標を実現するために、逆算してその時点でやるべき事を書き出します。その為に、目標管理リフィルでは行動レベルへの落とし込みや、いつまでに何をすべきかという日付と達成目標が書かれている必要があります。

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・・・とはいえ、あまり難しく考えすぎると肩がこってしまいますので、まずはざっくりで良いので「今週はこれを頑張ろう」といった目標を立てて、それを日々のスケジュールに落とし込んでいくところから始めるとよいでしょう。

■日次計画を「ほぼ日カズンのデイリーリフィル」で行う

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デイリーリフィルでは1日のはじめに日次計画を行い、実際にその計画を遂行し、最後に振り返りを行います。(週次も含めた計画→遂行→振り返りの流れは「Chap9.手帳を用いた計画/遂行/振り返りのサイクル」で紹介)

計画フェーズ

週次計画は1週間の時間の使い方を俯瞰的に計画することを目的としていましたが、日次計画ではこのデイリーリフィル上で具体的に「今日のいつに何をやるか」を具体的に決めることを目的としています。

一日のはじめにその日のスケジュールとタスクをデイリーリフィル書き出します。スケジュール欄には今日の予定を書き、その下のスペース(Daily Task List)にその日やることを書き出して更にそれもスケジュール欄にマッピングします。(詳しくは「Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)」で紹介)

遂行フェーズ

遂行フェーズでは、その日一日スケジュールやタスクをこなしていく中で、スケジュール欄やDaily Task Listも実績を記入していきます。Doingリストはその時にやっている作業とその簡単なメモを記載し、一日の最後の振り返りに試用します。(詳しくは「Chap5.ほぼ日カズンをDTL&Doingリストとして使う」で紹介)

振り返りフェーズ

振り返りフェーズでは、遂行フェーズで書けなかったスケジュールやタスクの記録を補完したり、その反省を記入します。個人的な実感としては一日の出来事を思い出しながら書いていくことで、記憶が強化されるようです。

また、どこかに出かけた日などは写真をシール紙に打ち出して貼り付けたり、飛行機のチケットや映画の半券を貼り付けたりしておくことで、自分の人生の記憶を手帳に残すことができます。遊び心があるのも一つ”ほぼ日らしさ”ではないでしょうか(^^)

■最後に

今回は「ほぼ日カズン」をフランクリン・プランナー風に使用し、サテライト的に「Googleカレンダー(Pocket Informant)」を用いたスケジュール管理の方法について紹介致しました。2009年に書いた「2010年の手帳/メモ/ノート(2)- ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)」からマイナーアップデート(もしくは面倒だからやめた部分)もありますので、両方を見比べて見ても面白いかも知れませんね(^^)

それでは、次回「Chap3.タスク管理(Toodledo→ほぼ日)」もお楽しみに!

■参考文献

7つの習慣は僕のスケジュール管理の核となっています

ストレスフリーの整理術で取り上げられているGTDは僕の情報処理の根幹を占めています

マニャーナの法則はタスク遂行の原則を僕に教えてくれました

【編集後記】


今回は図らずも大作になってしまいました・・。1記事2000文字目標で書いていたのですが、この記事で4400文字位です。まだまだ見積もり能力が甘いなぁっとちょっと反省(^^;

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