2010年の手帳/メモ/ノート(3)- ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う(7habits+GTD)

シリーズ『2010年の手帳/メモ/ノート』前回はほぼ日カズンをフランクリン・プランナー的に使用してスケジュール管理を行う方法についてお伝えした。第3回はほぼ日カズン+iPhoneでタスク管理を行う方法についてまとめてみたいと思う。(えらく間が空いてしまったのは純粋に忙しかったからってことで・・・^^;)

【連載】2010年の手帳/メモ/ノート
1. iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論
2. ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)
3. ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う←イマココ
4. Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るのだ
5. 運用方法の整理と全体のまとめ

■タスク管理の悩みは尽きない

タスク管理の手法についてはこれまでも散々悩んできた。7つの習慣とGTDの双方をうまく取り込もうともがきながら、”これ”という打開策を見いだせずにいる。未だ答えは漠としているが、“いつ、どこで、何を使って、何をすべきか”という運用フローをとりあえずきめてしまって、実践と修正を繰り返すなかで完成させていきたいと考え、ここにその”試策1号”を記させて頂く。

ちなみに、7つの習慣とGTDの融合というテーマに関しては、Lifehacking.jpの下記記事が詳しい。

GTD + 7Habits (1) リアルタイム + 価値観の仕事術
GTD + 7Habits (2) コンテキストと役割
成功は GTD と7つの習慣の出会うところにある?

■全体像

ミッション/価値観/目標+α : フランクリン・プランナー
Master Todo : Pocket Informant+Toodledo
WeeklyTodo : ほぼ日カズンWeeklyページ
DailyTodo : ほぼ日カズンDailyページ
カズンを中心とした情報整理術.jpg

 

ミッション/価値観/目標+α

・フランクリン・プランナーのミッション/価値観/目標リフィルを都度見返し、書き直す
・その他、5カ年計画シート、その年の目標、自分のやる気が出る資料なんかも挟んでおく
(これらを読まれると恥ずかしくて爆発する、きっと)

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MasterTodo(オープンタスクの管理

[道具] Pocket Informant + Toodledoを使ってGTD的に運用

[目的] 頭の中にあるやるべきことが全て書き出された状態のタスクリストにいつでも、どこからでもアクセス可能とすることで、自分の脳よりも信頼できる外部脳を作り上げることを目的とする。

[概要] ・週次レビュー時にタスクの洗い出しをPCからToodledoを使って行う
・逐次やるべき事が判明した時点で、iPhone(Pocket Informant )から入力する
・ MasterTodo の段階ではタスクの粒度が違っても気にしない
(分解可能な”XX資料を作成する”と、分解不可能な”牛乳を買う”等のタスクを共存させてOK。但し、開始日/終了日を記載して進捗率を管理するか、1日で終わる作業単位まで分解する。)

IMG_0719.PNG FireShot capture #059 - 'Toodledo __ Your To-Do List' - www_toodledo_com_views_index_php.png

WeeklyTodo(計画と俯瞰)

[道具] ほぼ日カズンWeeklyページをフランクリン・プランナーの考え方で運用

[目的] タスク管理を行うのではなく、その週のスケジュールとタスクを重要度に沿って計画し、
週全体でそれらを俯瞰的に捉えて行動するための航海図を作り上げることを目的とする。

[概要] ・週のはじめに自分の価値観、目標、役割などからやるべき事を書き出す
・ MasterTodo の中で重要なものと、上記で洗い出した自分にとって重要なものをWeeklyTodoに書き出し、可能な限りスケジュールに組み込む
・週の終わりに振り返りを行う(MasterTodoの週次レビューと併せて)

IMG_0714.JPG
(写真は再掲)
DailyTodo(遂行と記録)

[道具] ほぼ日カズンDailyページ をGTD的な考え方で運用

[目的] その日行うべきタスクを具体的な作業単位に落とし込み、優先度付けとスケジューリングによってタスク遂行に集中できるようにすると共に、スケジュール/タスク/メモを連携させてタスク遂行中の情報や思考の整理と記録を行うことを目的とする

[概要] ・朝一にWeeklyTodo と MasterTodo からその日やることを全て書き出す
・タスクを可能な限り小さな作業単位にブレークダウンして優先度を振る
・タスクを可能な限りスケジュールに組み込む
・タスクの遂行途中に考えた事、調べた情報、行動も併せて記録する。
・1日の終わりに振り返りを行う

IMG_0713.JPG
(写真は再掲)

■運用の流れ

運用の流れはこんなに綺麗に行くかどうかは別として、以下の様に週次のPDCAと日次のPDCを意識。

カズンを中心とした情報整理術 [自動保存済み].jpg

(1)週頭
・マスターTODOから重要なもの週次タスクを洗い出す
・価値観/目標から週間目標や優先事項を洗い出す
・1週間の予定を優先度順に埋めていく

(2)1日のはじまり
・週次タスクやマスターTODOからタスクを全て書きだし、書き出したタスクは作業単位に
ばらして優先度をふり、可能な限りスケジュールに組み込む

(3)日中
・タスクやスケジュールを遂行する
・スケジュール/タスク/メモを連携させてタスク遂行中の情報や思考の整理と記録を行う

(4)1日の終わり
・1日の反省を行う
・その日行ったタスクの棚卸しを行い、終わらなかったタスクはリスケする。

(2)~(4)は1週間繰り返す

(5)週末
・1週間の振り返りを行う
・マスターTODOの週次レビューを行う

・振り返りと週次レビューの結果から改善すべきポイントを抽出する
・必要に応じて目標を見直す
・マスターTODOの洗い出しを行う

(その他)逐次
・突発的なスケジュール、タスクに関しては全てiPhoneからPocket Informantに入力

■気軽に、それでいてしっかりと

ここまで読まれた方はなんだか難しそうな印象を受けるかも知れないが、もっとざっくりと言ってしまえば意外に単純なことであることが分かる。要は・・・

・基本的にタスクは全てToodledo&Pocket Informantで管理
・週の頭にタスク/スケジュールをカズンのWeeklyページに計画
・日々それらをカズンのDailyページにブレークダウンして遂行
・日々の振り返りと、週末に1週間分の振り返りを行い改善策を考える

というだけなのだ。それぞれのツールやリフィルに「管理」「計画」「遂行」を割り当てたに過ぎない。大切な事は「管理」を十分に信頼できる外部に出すことで、脳を不安と負荷から解放し、「計画」を行う事で自分にとっての最優先事項を大切にし、「遂行」への集中と記録が残せる環境を作り出すといった、目的を持って仕組みを構築することなのだ。

まずは気軽に取りかかって貰えれば是幸い。

■参考リンク

色々参考になるBlog記事

自分にぴったりの一冊を見つけよう!2010年の「手帳」選び(はてなブックマークニュース)
ほぼ日手帳を母艦とした日々の情報整理まとめ(Creative Life!さん)
日々のタスク/スケジュール管理(Creative Life!さん)

神様会議の月はまだだけど、2010年に向けて手帳について振り返るworks4Life season V

Beck使用Tools
Toodledo
Pocket Informant
ほぼ日カズン
フランクリン・プランナー
GTDまとめ(誠 Biz.ID)

7つの習慣とGTDを学びたい方にオススメ書籍

7つの習慣 成功には原則があった! TQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
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