2010年の手帳/メモ/ノート(5)-運用方法の整理と全体のまとめ

12月に入ってしまったので若干の焦りを覚えつつも、「2010年の手帳/メモ/ノート」シリーズのまとめです。いつもは長ったらしいので今回はさっくりと書きます(^^;

【連載】2010年の手帳/メモ/ノート
1. iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論
2. ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)
3. ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う
4. Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るのだ
5. 運用方法の整理と全体のまとめ←イマココ

■運用全体像のまとめ

これまでに使ってきた図を使って運用方法を整理してみたい。
cousinshiki.jpg

スケジュール

通常のスケジュール管理に加え、フランクリン・プランナー的に価値観・優先事項に基づいた計画を立てるフェーズを設けるというのが、この運用スタイルの骨子となる。
スケジュール管理:ほぼ日カズンのマンスリー、Pocket Imformant & GoogleCalender
アナログとデジタルを1日のどこかで同期。予定が入ったら随時書き込む
スケジュール計画:ほぼ日カズンのウィークリー
週の頭に価値観や優先事項に沿って行動計画を立案
スケジュール遂行:ほぼ日カズンのデイリー

その日の頭に、タスクも含めて1日の行動を計画し、実際の行動も記録

タスク管理

GTD+7habitsということで、基本的には頭の中のやらなきゃいけないことを全て書き出しつつ、自分が本当にやるべき事が何かを洗い出し、計画に組み込んでいく運用方法。

Master Todo : Pocket Informant+Toodledo
頭の中にあるタスクが全て書き出された状態にしておく
WeeklyTodo : ほぼ日カズンWeeklyページ
週の頭に価値観や優先事項に沿って自分がやるべき事を洗い出す
DailyTodo : ほぼ日カズンDailyページ
その日の頭に、タスクを行動単位まで細分化し、スケジュールに組み込む。

メモ&ノート

基本的にメモは全てEvernoteに集約し、タグや検索からいつでも使えるように整理する。カズンは時系列とその日の行動や記録、タスクの計画と実績を記録しておくことで後からの振り返りに役立てる。また、時系列順且つ行動やタスクにメモの情報を結びつけることでよりライブ感のある記憶(メモ)のアンカーとしても役立てる。
タスク遂行/記録:ほぼ日カズンに記録
メモ&発想&思考:re-Collection PocketとiPhone(Evernote)をTPOで使い分け
まとめと整理:まとめたいメモ、残したいメモはPC上のEvernoteに取り込み、管理する
メモの索引:Evernoteとほぼ日カズン

■運用フローのまとめ

カズンを中心とした情報整理術 [自動保存済み].jpg
この図も再掲になるが、基本的な運用フローは週や1日のはじまりに計画し、1日の終わりや週末に反省を行うという流れになる。この反省フェーズにはほぼ日カズンの記録を活用する。
週のはじめ:その週の目標、優先事項をたて、スケジュール・タスクを計画する(30分程度)
日のはじめ:その日のスケジュール、タスクを計画し、タスクは作業レベルまでブレークダウンする(10分)
日の終わり:その日の行動やタスク遂行状況、様々な記録1日を振り返る。メモを整理する。(15分)
週の終わり:その週全体の反省を行う。タスクの週次レビューを行う。再びタスクを洗い出す。(1時間程度)

また、メモのまとめやアウトプットは随時時間が空いたときに行う

■全体のまとめ-僕が決めごとを作るわけ

正直に申し上げて、今現在の僕はスケジュールやタスクを完全に管理は出来ていないし、自分の優先事項に沿った生き方もできていない。メモの整理も乱雑だし、やる気の管理もしっかり出来ていない。出来ていないからこそ、やり方を決めたともいえる。

やり方を決めることは
・どこに何を書くかを決めておくことで、いざ書くときの判断をなくす
・いつやるかを決めておくことで「いつかやろう(先送り)」をなくす
・フェーズ毎にやるべき事を明確化することで思考のぶれを防ぐ
・追われがちなスケジュール/タスクの管理に主導権を持つ

そして

・型を繰り返すことによって、特別な意識なく実行できるようになる(習慣化)

といったメリットがある。
ここまで紹介してきた型というのは、僕がこれまでフランクリン・プランナーなどを使ってきた中で出来なかったことへの反省であり、今後1年間でしっかり実践して自分の習慣としたいことである。目標は息をするのと同じぐらいの感覚でこの運用フローをあたりまえに回すことである。

■おまけ(ほぼ日カズン プチhack)

ほぼ日手帳は前の年の12月から使えるようになっています。
特に今回使おうとしているカズンは
マンスリー:12月分が丸々
ウィークリー:12月の最終週分
デイリー:12月分は2日で1ページ

という構成になっており、本格的に12月から使い出すには何となく心許ない感じ。
当初は新しい手帳を手に入れた慶びで12月から使うゾー!!って意気込んでいたのですが、
次のように12月のスペースを使用することにして、
プチhack1:12月のデイリーページを「目標」「リスト」「写真」「メモ」に使用する
プチhack2:12月の最終週から試用運転を始める

ってなかんじでいってみようかなと。
IMG_0648.JPG

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  1. Rashita

    お疲れ様でした。私のブログと違って図が豊富でわかりやすかったです(笑)
    この記事を参考に、私も来年の手帳の運用法はっきり決めたいと思います。できれば今月中にw

  2. beck

    ありがとうございます!
    Rashitaさんのようなしっかりした文章は書けないので・・図表に頼らざるを得ないんです(^^;)
    Rashitaさんの手帳運用方法、楽しみにしています!

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