新・手帳、ノート、メモ(そしてiPhone)の使い分けについて真剣に考える

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■はじめに

このblogの記事の中で、1年間で最もアクセスが多かったのが手帳、ノート、メモの使い分けについて真剣に考える」(2008年8月4日)という、ある一部の人なら猛烈にそそられそうなタイトルの記事。

その後、それなりに使い分けについて整理したのが日々記録すべき情報とその管理について②-記録すべき情報の分類と書き分けについて」(2009年6月12日)という記事となる。

実はこの時点ではiPhoneはおろか、friendfeedtwitterとも出会っていなかったわけで・・・今現在、僕の手帳、メモ、ノートの使い分け方はむちゃくちゃ激変している。以前フランクリン・プランナーなのか、iPhoneなのかという記事に簡単に書いたのだけど、今回はより具体的にシチュエーションや目的、使い分けの方法などについて書いてみたいと思う。

■本記事の使い方(?)

なお、本記事は手帳、メモ、ノートの使い分けはこうすべき!!という内容ではなく、僕個人がどう使っているか、どう使いたいかを紹介するものとなっている。人それぞれ考え方や好みが違うと思うので、「これがBEST」と決めつけてしまうより、あくまで一事例に徹っすることで、この記事を読んだ皆様がご自身のやり方を考える際の参考資料もしくは反証材料となったほうがいいと考えている。
僕のやり方については「ふーん」と流し読みして頂き、是非とも「自分ならどうするか?」とか「もっとこうした方がいいんじゃないか?」といった見方をして頂ければ是幸い。
■参考サイト

フランクリン・プランナーなのか、iPhoneなのかに対してコメントを書いてくれた上、ご自身の使い方をわかりやすく記事にしてくれたR-STYLEさんの記事iPhone後の環境を一度整理してみる~前編~」「iPhone後の環境を一度整理してみる~後編~も参考になるので是非ともご覧あれ。


↓↓以下、記事本文↓↓


■基本的にはiPhoneとフランクリン・プランナーしか使わない

以前の超細かい分類は日々記録すべき情報とその管理について②-記録すべき情報の分類と書き分けについてを読んで貰うとして、基本的にメモと記録を目的としたノートは全て、iPhoneとフランクリン・プランナーしか使わなくなった。

シチュエーション別に見ると

  • 会社:フランクリン・プランナー
    諸事情でiPhoneをいじれないのでプランナーを開いている。思いついた事、考えている事、タスクの途中経過、メモ何でもかんでもプランナーに書き込んで行く。もう、プランナーなしでは仕事にならんっつーぐらい大活躍です。
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  • 外メモ:iPhone(evernote、iTwitter)
    基本的にiPhoneでメモる。適当に思いついた事はTwitterにつぶやくし、blogネタやらアイデア等なら直接evernoteにぶち込んでいく。気になったモノがあればすぐに写真でメモをとるし、人気のない通りなどであれば、音声メモで今考えていることをつらつらしゃべったりもする。
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  • 家メモ:PC(Twitter、evernote)
    基本的には思いついた事はTwitterに呟いていく。blogネタやら仕事のアイデアは最初からevernote行き。また、会社でプランナーに書いておいたことで、アイデアやらネタやらがあれば、家でevernoteに転記するし、音声メモやら写真メモやらもこのタイミングで整理する。
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Twitterに投稿すると、最終的にはevernote に行く仕組みを構築しているのと、再利用したい情報はフランクリン・プランナーからevernoteに転記していることから、必要な情報は全て evernoteに集約されている


■iPhoneとフランクリン・プランナーでタスク/スケジュール管理

以前書いた記事「フランクリン・プランナーなのか、iPhoneなのか」のなかで書いたのだけど、基本的な使い分けの方針は以下の通り

スケジュールはGoogleカレンダーで管理、中長期間のタスクはRemember The milkで管理している。手帳たるフランクリンプランナーは中長期の目標管理と日々のタスク管理、そしてタスク遂行の過程で得た情報、考えたことなどを記録するために使用

もう少し詳しく書くと以下のようになる

  • 長期の目標管理:フランクリン・プランナー
    ミッションステートメントや価値観、目標など・・・こんなちゃらんぽらんな僕だけど、ちゃんといろいろ人生について考えたりもするわけです。なかなかできてないけど、自分の目標や価値観から真に”最優先事項”を洗い出し、スケジュールやタスクに組み込んでいきたいところ。
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  • 中長期のスケジュール:Googleカレンダー
    一度Googleカレンダーに予定を打ち込めば、月間/週間/その日で予定を確認することができるというのは言わずもがな、GoogleSyncでもって常にiPhoneがGoogleカレンダーと同期するので、同期をとることについて全く意識することなくPC-iPhone間でスケジュールの共有が可能。この柔軟性はデジタルデータならでは。
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  • 中長期のタスク管理:Remember The Milk
    何を、いつまでに、どういった優先度でやらなきゃいけないかといったタスク管理はどんなTODO系アプリをRTMを使うことで、それらのタスクに対し、タグをつけたり、スマートリストを作成したり、Milponや公式RTMアプリを使うことでPCと-iPhone間で気軽にタスク共有を行うことが可能となる。
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  • 短期のタスク管理:フランクリン・プランナー
    僕がフランクリン・プランナーのデイリー版を使う最大の理由は、1日のタスク/スケジュール/ノートが見開き一枚に収まっており、タスクやスケジュールと連携させたメモを残せる点にある。(例えば、メモ欄でタスクを細分化したり、そのタスクに関連してやったことや考えたことを記録したり、スケジュール上の会議で話したこと、議論のポイント、議事サマリを書いておいたりする)この、1日のタスク遂行をプランナーで管理しているという感覚が個人的にはとても快感。




■考え事、トレーニング、アイデア発展はノートを使うが超限定

基本的にA5ノートの使用用途は以下の通り
・特定テーマについてのアイデアだし、設計のスケッチなどの考え事
・アイデアマラソン、発想源、勉強などのトレーニング
・思いついたアイデアを発展させる


すでに起こったこと、思いついたアイデアなどを記録するのがフランクリン・プランナーやevernoteだとすると、設計を考えたり、新しいアイデアをひねりだしたりするのがA5ノート。前者はCaptureであり、後者はCreateと考えればわかりやすいかもしれない。手書きのほうがいい発想を得られそうだというのは、おそらくは僕だけの感覚ではないはず。
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■RHODIA自体は超好きです。もっと使いたいと思ってます
iPhoneを使い出してからRHODIAの使用頻度が落ちてしまったのは、RHODIAでとったメモは最終的にevernoteへ入力するため、最初からevernoteでメモをとればいいじゃんという発想になるところにあると考えられる。
でも、個人的にはRHODIAが大好きなので、もっと活用したいと常々考えている。そこで考えたのが、RHODIAの最強特性である「RHODIAを使っていると、なんだかすごくいいアイデアが浮かんできそうな気がする」とA5ノートのところにも書いた「手書きのほうがいい発想が得られそうな気がする」を組み合わせて、”アイデアをひねり出す”用途に使用することである。
つまり、アイデアをメモするという受動的な作業を、意識して能動的に行うための起爆装置としてRHODIAを活用してはどうか?ということである・・・って、結局書いてることはA5ノートと同じなんだけどね(^^;
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ということで、最近はこんな感じで手帳、メモ、ノート・・・そしてiPhoneを使い分けている。まだまだ試行錯誤の途上であり、今後とも仕事の効率を高めて、情報の再利用性が高く、ストレスフリーなやり方を考えて行きたい

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  1. Rashita

    わざわざ記事にて紹介いただきましてありがとうございます。
    今回の記事非常にまとまっていてわかりやすかったです。
    フランクリン・プランナーでの一日のタスクとメモの連動というのはなかなか興味深いです。
    若干フランクリン・プランナーにも触手が動きそうです笑)

  2. beck

    フランクリン・プランナーいいですよ!
    といっても、まだまだ使いこなせていませんが・・・もっと効果性の高い生き方をしたいなと思う今日この頃です。
    タスク遂行って観点だけでなく、もっと中長期の視野だったり、(自分の価値観に基づいた)優先度付けだったりってところで、凄く良くできた手帳だと思います。

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